Versoepelde regels voor gemeenschappelijke interne diensten

De wetgeving omtrent het oprichten van een gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming op het werk (IDPBW) door verschillende werkgevers werd onlangs gewijzigd door een nieuw Koninklijk Besluit.

Bedoeling is om de oprichting van een dergelijke gemeenschappelijke IDPBW te vereenvoudigen. Nieuw is dat er een onderscheid wordt aangebracht tussen kleine en grote gemeenschappelijke interne diensten. Voornamelijk voor de kleine gemeenschappelijke interne diensten wordt de oprichting eenvoudiger.

Gemeenschappelijke interne dienst

Elke werkgever moet een IDPBW oprichten. Onder bepaalde voorwaarden mogen verschillende werkgevers echter ook een gemeenschappelijke IDPBW oprichten, bijvoorbeeld met het oog op het gezamenlijk gebruik maken van de voor een welzijnsbeleid nodige multidisciplinaire expertise en het delen in de kosten hiervan.

Als bedrijven echter een technische of organisatorische eenheid vormen met andere juridische entiteiten kunnen ze een gemeenschappelijke IDBPW oprichten, mits de naleving van enkele voorwaarden.

Grote en kleine gemeenschappelijke interne diensten

Het nieuwe K.B. maakt een onderscheid tussen grote en kleine gemeenschappelijke interne diensten. Voor kleinere groepen wordt de administratieve kant van de oprichting vereenvoudigd.

Onder “grote gemeenschappelijke interne diensten” vallen samenwerkingen van meer dan tien werkgevers, een groep van werkgevers die samen meer dan 2.000 werknemers in dienst hebben, of een groep van werkgevers die over een eigen departement medisch toezicht beschikken. Voor zulke gemeenschappelijke diensten is de voorafgaande toestemming van de FOD Werkgelegenheid vereist. Deze toestemming wordt verleend na een grondige controle en goedkeuring door de inspectie Toezicht Welzijn op het Werk en uiteindelijk bekrachtigd in een Ministerieel besluit.

Met “kleine gemeenschappelijke interne diensten” wordt bedoeld een groep van werkgevers die niet voldoet aan bovenvermelde criteria. Hier kan de dienst opgericht worden zonder voorafgaande toestemming, enkel een kennisgeving aan het FOD Werkgelegenheid, met inbegrepen de lijst van betrokken werkgevers, is vereist.

Voor elke gemeenschappelijke interne dienst moet echter het volgende gelden:

• Er moet een relevante band zijn tussen de werkgevers: juridisch, economisch, geografisch of technisch
• De dienst moet een duidelijke meerwaarde zijn en efficiënter preventiebeleid mogelijk maken dan bij afzonderlijke diensten.
• Er bestaat een akkoord tussen de werkgevers over de organisatie van de gemeenschappelijke interne dienst
• Elke werkgever duidt een contactpersoon aan voor de gemeenschappelijke interne dienst
• Er bestaat een akkoord tussen de werkgevers als zij een beroep wensen te doen op de deskundigheden ergonomie, arbeidshygiëne of psychologische aspecten
• Er bestaat een akkoord van alle betrokken comités over de oprichting van de gemeenschappelijke interne dienst, de aanstelling van een preventieadviseur en de prestatieduur van de preventieadviseur.

Onder “meerwaarde”  moet men verstaan:

• Groter aantal preventieadviseurs
• Meer disciplines vertegenwoordigd
• Hoger niveau van aanvullende vorming
• Meer tijd beschikbaar om te besteden aan preventietaken

Indien er wijzigingen worden aangebracht in de IDPBW, moet dit ook gemeld worden aan de directie Humanisering van de arbeid door een geactualiseerde lijst van de betrokken werkgevers over te maken en aan te geven welke impact de wijziging heeft op de werking van de IDPBW.

Externe dienst

Voor de taken waarvoor de eigen IDPBW geen eigen competenties in huis heeft, doen de werkgevers in kwestie een beroep op een Externe dienst voor preventie en bescherming op het werk (EDPBW).  In het geval van een gemeenschappelijke IDPBW doet men een beroep op één en dezelfde EDPBW, tenzij dit onmogelijk is omwille van andere wettelijke verplichtingen of conform de mogelijkheden voorzien in de codex welzijn op het werk.

Overgangsbespalingen

Alle bestaande toelatingen voor het oprichten van dergelijke diensten die vóór 1 juli 2024 zijn verleend, blijven geldig tot uiterlijk 1 juli 2027. Na deze datum moeten nieuwe toelatingen worden aangevraagd volgens de nieuwe regelgeving.

Het K.B. treedt in werking op 1 juli 2024.

Koninklijk besluit van 26 maart 2024 tot wijziging van de codex over het welzijn op het werk, wat de gemeenschappelijke interne dienst voor preventie en bescherming op het werk betreft, Belgisch Staatsblad van 2 mei 2024.