Verduidelijking van het beleidsadvies en de bedrijfsbezoeken

Een nieuw koninklijk besluit heeft de bepalingen betreffende het beleidsadvies en de bedrijfsbezoeken zoals vastgelegd in de codex welzijn op het werk, verder uitgewerkt en verduidelijkt. Met dit besluit wordt een nieuw hoofdstuk VII – “specifieke opdrachten van de externe dienst” – toegevoegd aan titel 3 van boek II van de codex over het welzijn op het werk.

Dit hoofdstuk omvat volgende wijzigingen voor de externe diensten voor preventie en bescherming op het werk.

1. Informatieverplichting voor de ondernemingen van groep C- en D

Voor deze groep van ondernemingen, dit zijn de ondernemingen met minder dan 20 werknemers of minder dan 200 werknemers en die niet beschikken over een preventieadviseur niveau I of II, moet de externe dienst algemene informatie bezorgen over :

De specifieke gevaren die verbonden zijn aan de sector en/of aan de activiteiten van de onderneming
De nodige preventiemaatregelen, evenals praktische hulpmiddelen en tools die de werkgever kunnen helpen bij het ontwikkelen van een doeltreffend preventiebeleid
De prestaties waarop men recht heeft in het kader van het beleidsadvies
Informatie over de werking van de elektronische inventaris.

Deze informatie moet zo snel mogelijk worden doorgestuurd na de aansluiting bij de externe dienst; uiterlijk binnen de 2 maanden na aansluiting.

2. Soorten bedrijfsbezoeken en frequentie

De externe dienst zal regelmatig een bedrijfsbezoek uitvoeren bij de aangesloten werkgever. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen een verkennend en een periodiek bedrijfsbezoek.

Het verkennend bedrijfsbezoek

Het verkennend bedrijfsbezoek is het eerste bezoek dat plaatsvindt na de aansluiting bij de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. Voor de werkgevers die behoren tot tariefgroep 1 of 2, wordt het eerste bedrijfsbezoek georganiseerd binnen de 12 maanden na aansluiting. Voor de werkgevers die behoren tot tariefgroep 3 tot 5 (dit zijn de ondernemingen met grotere risico’s) moet dit gebeuren binnen de 6 maanden na aansluiting.

Wanneer de werkgever meerdere vestigingen heeft, omvat het verkennend bedrijfsbezoek een bezoek aan de hoofdzetel aangevuld met een bezoek aan één of meerdere typische arbeidsplaatsen.

Het periodiek bedrijfsbezoek

Na het verkennende bedrijfsbezoek volgt een periodiek bedrijfsbezoek. Voor de werkgever die behoort tot groep A, B of C+ wordt dit minstens één keer per 24 maanden georganiseerd. Voor de werkgevers die behoren tot groep C- of D is dit één keer per 36 maanden (tariefgroep 1 of 2) of 24 maanden (tariefgroep 3 tot 5).

Ook bij het periodiek onderzoek zal een bezoek worden georganiseerd aan de hoofdzetel en één of meerdere typische arbeidsplaatsen indien de werkgever meerdere vestigingen heeft.

3. Wat houdt het bedrijfsbezoek in?

De inhoud van het bedrijfsbezoek hangt af van het soort bedrijfsbezoek en de groep waartoe de werkgever behoort.

Het verkennend bedrijfsbezoek

De werkgevers van groep A, B of C+: het verkennend bedrijfsbezoek omvat minstens:
- een kennisname van de gevaren en risico’s die bleken uit de risicoanalyse;
- een advies over de functies waar een gezondheidstoezicht nodig is;
- een advies over de bijkomende opdrachten opgenomen in het identificatiedocument.
De werkgevers van groep C- of D: voor deze werkgevers is de opzet van het verkennend bedrijfsbezoek:
- een aanvulling op het beleidsadvies met een identificatie van de aanwezige gevaren in de onderneming
- het in kaart brengen van de 5 prioritaire risico’s, preventiemaatregelen en een advies over de functies waar een gezondheidstoezicht nodig is.

Het periodiek bedrijfsbezoek

Voor de werkgevers van groep A, B of C+: het periodiek bedrijfsbezoek omvat een kennisname van de evolutie van de gevaren en risico’s die bleken uit de risicoanalyse , eventueel een actualisatie van het advies over de functies waarvoor gezondheidstoezicht nodig is en een advies over de bijkomende opdrachten opgenomen in het identificatiedocument.
Voor de werkgevers van groep C- of D: voor deze werkgevers is het periodiek bedrijfsbezoek een actualisatie van het beleidsadvies. Dit houdt in dat de externe dienst de evolutie van de gevaren en risico’s in de onderneming opvolgt, waar nodig de prioritaire risico’s herweegt en de preventiemaatregelen op basis daarvan actualiseert samen met de functies waarvoor een gezondheidstoezicht nodig is. De externe dienst adviseert de onderneming hierbij ook over de bijkomende opdrachten die in het identificatiedocument zijn opgenomen.

4. Wie voert het bedrijfsbezoek uit?

Het bedrijfsbezoek wordt uitgevoerd door de preventieadviseur van de externe dienst die ook in het identificatiedocument wordt vermeld. Het bedrijfsbezoek kan ook onder zijn verantwoordelijkheid uitgevoerd worden door een andere persoon van de externe dienst die een aanvullende vorming niveau II heeft gevolgd. Deze persoon dient uiteraard ook vertrouwd te zijn met de specifieke risico’s en preventiemaatregelen van de sector.

5. Wat bij wijziging van externe dienst?

Indien de werkgever van externe dienst verandert, moet de nieuwe externe dienst geïnformeerd worden over alle documenten en informatie met betrekking tot het welzijnsbeleid van de werkgever. Alle documenten en informatie worden binnen de drie maanden na wijziging van externe dienst overgedragen aan de nieuwe externe dienst.

6. Inwerkingtreding?

Deze nieuwe maatregelen treden in werking op 1 januari 2022.

Schematisch overzicht

Groep	Tariefgroep	Verkennend bezoek	Periodiek bezoek
A, B, C+	1, 2	binnen de 12 maanden	Elke 24 maanden
A, B, C+	3, 4, 5	binnen de 6 maanden	Elke 24 maanden
C-, D	1, 2	binnen de 12 maanden	Elke 36 maanden
C-, D	3, 4, 5	binnen de 6 maanden	Elke 24 maanden